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第二節 人力資源與工薪循環的內部控制和控制測試
一、內部控制目標、內部控制與審計測試的關系
表18—1 工薪內部控制的控制目標、內部控制和測試一覽表
內部控制目標 |
關鍵的內部控制 |
常用的控制測試 |
常用的交易實質性程序 |
工薪賬項均經恰當的批準(發生) |
對以下五個關鍵點,應履行恰當的批準手續,經過特別審批或一般審批:批準上工;工作時間,特別是加班時間;工薪、薪金或傭金;代扣款項;工薪結算表和工薪匯總表 |
檢查人事檔案;檢查工時卡的有關核準;檢查工薪記錄中有關內部檢查標記;檢查人事檔案中的授權;檢查工薪記錄中有關核準的標記 |
將工時卡與工時記錄等進行比較 |
記錄的工薪為實際發生的而非虛構的(發生) |
工時卡經領班核準;用生產記錄鐘記錄工時 |
檢查工時卡的核準說明;檢查工時卡;復核人事政策、組織結構圖 |
對本期工薪費用實施分析程序;將有關費用明細賬與工薪費用分配表、工薪匯總表、工薪結算表相核對 |
所有已發生的工薪支出已記錄(完整性) |
工薪分配表、工薪匯總表完整反映已發生的工薪支出 |
檢查工薪分配表、工薪匯總表、工薪結算表,并核對員工工薪手冊、員工手冊等 |
對本期工薪費用的發生情況實施分析程序;將工薪費用分配表、工薪匯總表、工薪結算表與有關費用明細賬相核對 |
工薪以正確的金額,在恰當的會計期間及時記錄于適當的賬戶(發生、完整性、準確性、計價和分攤) |
采用適當的工薪費用分配方法,并且前后各期一致;采用適當的賬務處理流程 |
選取樣本測試工薪費用的歸集和分配;測試是否按照規定的賬務處理流程進行賬務處理 |
對本期工薪費用實施分析程序;檢查工薪的計提是否正確,分配方法是否與上期一致 |
人事、考勤、工薪發放、記錄之間相互分離(準確性) |
人事、考勤、工薪發放、記錄等職務相互分離 |
詢問和觀察各項職責執行情況 |
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二、人力資源與工薪循環的內部控制
人力資源與工薪循環的內部控制主要包括下面幾個方面:
1.適當的職責分離。人力資源部門應獨立于工薪職能,負責確定員工的雇用、解雇及其支付率和扣減額的變化。
2.適當的授權。人力資源部門應當對員工的雇用與解雇負責。每一個員工的工作時間,特別是加班時間,都應經過主管人員的授權。
3.適當的憑證和記錄。
4.資產和記錄的實物控制。支票應由有關專職人員簽字,工薪應當由獨立于工薪和考勤職能之外的人員發放。
5.工作的獨立檢查。工薪的計算應當獨立驗證。管理層成員或其他負責人應當復核工薪金額,以避免明顯的錯報和異常的金額。
三、評估重大錯報風險
對于固定薪水的員工,注冊會計師通過實施實質性分析程序和獲取對期末余額的聲明就能夠對工薪交易和余額的完整性、截止、發生、準確性和分類認定獲取高度的保證水平,這種實質性分析程序包括每周或每月對支出進行的趨勢分析。
工薪費用可能具有較高的舞弊固有風險,因為企業可能為不存在的員工支付工薪。
四、控制測試
(一)以內部控制目標為起點的控制測試
1.針對工薪匯總表的控制測試(核對總額):應選擇若干月份工薪匯總表,計算復核每一份工薪匯總表;檢查每一份工薪匯總表是否已經授權批準;檢查應付工薪總額與人工費用分配匯總表中的合計數是否相符;檢查其代扣款項的賬務處理是否正確;檢查實發工薪總額與銀行付款憑單及銀行存款對賬單是否相符,并正確過入相關賬戶。
2.針對工薪單的控制測試(核對具體事項):從工薪單中選取若干個樣本(應包括各種不同類型人員),檢查員工工薪卡或人事檔案,確保工薪發放有依據;檢查員工工薪率及實發工薪額的計算;檢查實際工時統計記錄(或產量統計報告)與員工工時卡(或產量記錄)是否相符;檢查員工加班記錄與主管人員簽名的月度加班費匯總表是否相符;檢查員工扣款依據是否正確;檢查員工的工薪簽收證明;實地抽查部分員工,證明其確在本公司工作,如已離開本企業,需獲得管理層證實。
(二)以風險為起點的控制測試
表18—2人力資源和工薪循環的風險、控制和控制測試
風險 |
計算機控制 |
人工控制 |
控制測試 |
員工的雇用、解雇以及固定數據的變更 |
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員工名單中可能會有虛構的員工,或存在已解雇員工仍然保留在工薪單上的情況。 總工薪率的變動、員工身份以及員工主文檔中固定數據的扣除未經授權。 |
邏輯存取控制只允許經授權的員工在員工主文檔中添加新員工或記錄員工的解聘。 員工主文檔中所有固定數據的變更都生成打印記錄。 邏輯存取控制只允許經授權的高級員工更改員工主文檔中的固定數據。 員工主文檔中所有固定數據的變更都生成打印記錄。 |
有權雇用和解雇員工的人員不應具有其他工薪職能。 人力資源部門人員按照正式的程序對員工的雇用和解雇進行授權。只有經授權的人力資源員工能夠開啟連續編號的員工變動表格,改變員工主文檔。 所有關于員工固定數據變動所產生的打印文件都由高級管理層復核,以確保只有經授權的變更才有效。未付工薪受到嚴格的控制。 只有經授權的人力資源員工可以修改員工固定數據,這種修改可以通過修改工薪率和其他扣除進行。 所有關于員工固定數據變動的打印文件都由高級管理層復核,確保只做出了經授權的變更。 |
通過詢問和觀察程序,確定有權雇用和解雇員工的人員不具有其他工薪方面的職能。 檢查員工變動表及解雇信,是否由經授權的人員簽發,并且包含在員工個人檔案中。 檢查管理層復核員工雇用和解雇打印文件的證據。 檢查解雇之后第一期的工薪單以確保不存在此類員工。現場參加工薪的發放,觀察員工薪水的分配,記錄未領工薪情況,并追查該員工的個人檔案,以及后期的發放證據。 獲取員工主文檔中所有員工的記錄信息,清點員工人數,同時檢查員工卡片。 檢查由經授權人員簽發的員工變更表。 檢查管理層復核固定數據變更的證據。 對固定數據變更進行抽樣,檢查相關支持性文檔,以獲取關于身份、工薪發放率、扣除率變動的證據。 |